Laatimispäivämäärä 7.11.2018.

Rekisterinpitäjä
Suomen Opettajaksi Opiskelevien Liitto SOOL ry
Rautatieläsenkatu 6, 00520 Helsinki
Y-tunnus 1054392-2

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rami Setälä
rami.setala@sool.fi
020 748 9741

Rekisterin nimi
SOOLin tapahtumiin ilmoittautuminen

Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja käytetään SOOLin tapahtumien järjestämistä varten. Osallistujien nimet voivat näkyä tapahtumien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot luovutetaan osallistujaluettelona tapahtuman majoitusta, ruokailuja tai muita tapahtuman järjestämiseen liittyviä asioita varten niitä hoitaville tahoille. Tietoja ei luovuteta EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan sisältävät mm. seuraavat tiedot:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Osoitetiedot
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Mahdolliset ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot
• Jäsenyys Suomen Opettajaksi Opiskelevien Liitto SOOL ry:ssä
• Majoitustiedot
• Valokuvauslupa
• Muut huomioitavat asiat

Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan ilmoittamat tiedot sähköisellä lomakkeella tai muilla tavoin. Osallistujien jäsenyys SOOLissa voidaan tarkistaa OAJ:n jäsenrekisteristä, jossa SOOL on yhteisrekisterinpitäjänä.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisterin käyttöoikeus on vain SOOLin palveluksessa olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

• Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
• Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
• Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi sekä tapahtumaan liittyvien jatkotoimien, kuten laskutuksen ja palautteen keräämisen mahdollistamiseksi. Tapahtumaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan lukuun ottamatta valokuvia ja niihin liittyviä tietoja.