Kun aloitat... 

Tapahtumaa järjestäessä on hyvä aloittaa järjestelyt ajoissa. Ensimmäisiä asioita on miettiä mitä, missä, milloin ja miksi, eli valita aika ja varata tapahtumalle tilat, sekä sopia tapahtuman budjetista, kenelle suunnattu ja mikä on tapahtuman tarkoitus. Tärkeää on myös miettiä kenelle tapahtuma on suunnattu ja minkälainen tapahtuma on kyseessä. Kannattaa ottaa huomioon, että tilojen olisi hyvä olla esteettömiä.

Kun tapahtumaa aletaan suunnittelemaan ja organisoimaan, kannattaa miettiä työnjaosta, että vastuu jakautuu mahdollisimman tasaisesti kaikkien kesken, eikä työt kasaannu yhdelle ihmiselle. Tällä pystytään takaamaan se, ettei kukaan kuormitu liikaa yhden tapahtuman järjestämisestä. Yksi keino on muodostaa tapahtumaa varten tiimi, jossa voi olla myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. Näin taataan, että tapahtumasta tulee koko opiskelijajärjestön näköinen.

Kannattaa muistaa, että kaikki tiimit eivät välttämättä ole suoraan yhteydessä tapahtuman järjestämiseen. Erilaisia tiimejä on esim. siivoustiimi, lipunmyyjät, ruokatiimi yms. Yhteistyössä muiden järjestöjen kanssa järjestetyt tapahtumat jakavat vastuuta ja kuluja, mutta on tarvittavaa käydä periaatteellinen keskustelu, että miten tehtävät järjestäjien kesken jakautuu.

Rahoitus, sopimukset ja markkinointi

Budjettia suunniteltaessa kannattaa miettiä, kuinka paljon on pakollisia menoja (esim. tilat) ja kuinka paljon tehdään itse, sekä kerätäänkö tapahtumassa osallistumismaksu. Myös onko tapahtumalla tarkoitus tehdä voittoa, vai tarjotaanko jäsenistölle matalan kynnyksen ja budjetin tilaisuuksia yhdessä hengailuun.

Opiskelijajärjestöjen on mahdollista solmia yhteistyösopimuksia paikallisten yritysten kanssa. Yritykset voivat esimerkiksi sponsoroida yhdistystä (mainos haalareihin) ja tarjota alennuksia sovituista tuotteista. Vastineeksi opiskelijat voivat järjestää tapahtumia ja käyttää yrityksen palveluita. Muistakaa, että suulliset ja kirjalliset sopimukset ovat yhtä päteviä, mutta kannattaa kuitenkin mahdollisuuksien mukaan aina kirjallinen sopimus.

Tapahtumia varten täytyy varautua myös muilla sopimuksilla . Esimerkiksi tietyt tilat vaativat järjestyksenvalvojia, joillakin tiloilla on anniskeluluvat ja live-musiikkia soitettaessa täytyy siitä ilmoittaa Teostolle. Jos tapahtumissa otetaan kuvia, täytyy siitä kaikille osallistujille ilmoittaa ja kysyä kuvankäyttölupa. Jos käytetään netistä otettuja kuvia, niillä täytyy olla kuvankäyttölupa (esim. Googlen asetuksista voi sen valita) tekijänoikeussuojan takia. Mikäli julkaistaan muiden ottamia kuvia, muistetaan mainita kuvaajan nimi. Nämä asiat kannattaa selvittää, mutta niistä ei kannata tapahtumaa järjestäessä ottaa ylimääräistä painetta.

Tapahtuman mainostaminen on hyvä aloittaa ajoissa ja kohdentaa halutulle ryhmälle. Mainostuksessa kannattaa huomioida, että kaikki mahdolliset osallistujat eivät ole esim. Facebookissa, joten mainostusta kannattaa tehdä myös muualla. Kannattaa löytää omalle jäsenistölle sopiva mainosväylä ja miettiä millä tahdilla tapahtumaa halutaan mainostaa. Mainoksista kannattaa löytyä kaikki mahdollinen tieto tapahtumasta: aika, paikka, maksut, mitä tarvitset yms. Mainostuksessa on hyvä muistaa myös kansainväliset opiskelijat.

Tapahtuman jälkeen...

Tapahtuman jälkeen on hyvä pysähtyä miettimään, mitkä asiat onnistuivat ja mihin täytyy kiinnittää seuraavalla kerralla enemmän huomiota. Hallitukselle kirjoitetaan raportti tapahtuman kulusta ja reflektoidaan, miten valmistelut ennen tapahtumaa sujuivat ja miten itse tapahtuma onnistui. Näin on helppo tehdä myös näkyväksi koko hallitukselle, kuinka paljon tapahtuman järjestelyihin on käytetty aikaa, ketä on kontaktoitu, kuka on ollut yhteistyössä, kuinka suuri tiimi on tarvittu, onko pysytty budjetissa ja mitkä ovat mahdolliset kehityskohteet jatkossa. Raportit kannattaa säilyttää ja niihin voidaan palata aina myöhemmin, esim. uuden hallituksen aloittaessa, he voivat ottaa mallia edellisen vuoden tapahtumien raporteista.

Askeleet onnistuneeseen tapahtumaan

• Tapahtuman ideointi ja suunnittelu
• Tapahtuman organisointi, toimintasuunnitelma ja aikataulutus
  • Luvat: esimerkiksi järjestyksenvalvoja
  • Yleistä: esimerkiksi tilavuokra, EA-laukku yms
  • Rahoitus
• Tiedottaminen ja markkinointi
• Huikea tapahtuma
• Tapahtuman purkaminen
  • Tilat kuntoon (parempaan kuin tullessa)
  • Palautteen kerääminen
  • Raportointi

Esimerkki-ideoita erilaisista tapahtumista

KULTTUURIAPPRO = APKU Mitä? Lyhyitä työpajoja eri kulttuurialoilta ( esim. teatteri, kielet, musiikki, tanssi, ruoka ja juoma)(suosi myös alkoholittomia) Vuosittainen painotus eri teemalla Kierretään eri pisteissä ryhminä passien kanssa Jatkot monikulttuurisessa ympäristössä Kohderyhmä Kokreakouluopiskleijat (eri kaupungeista) Opiskelijoille, jotka haluavat tutusta kaupungin kulttuuritarjontaan Osallistuja määrä riippuu työpajojen määrästä ja mahdollisuuksista Miten? Yhteistyössä muiden ainejärjestöjen ja muiden tahojen kanssa Sponsoroiden hankinta Tilavaruakset, luvat Laaja markkinointi/mainostus Budjetti suunnittelu Lipunmyynti ennen tapahtumaa netissä/kampuksella Aikataulun suunnittelu Miksi? Uusien mielenkiintokohteiden löytäminen Monikulttuurisuus Ryhmäytyminen ja poikkitieteellisyys Sitten? Raportointi ja palautteen keruu

FOOD AND CHILL -ILLAT Mitä? Säännöllisin väliajoin (esim parin viikon välein, kerran kuukaudessa,) järjestettävä alkoholiton tapahtuma Vaihtuva teema: ruuan syöminen ja jokin toiminta FOOD Suklaa Vege Pizza Nyyttärit Sushi CHILL Lautapeli-ilta Kisakatsomo Merkkien ompelu Karaoka/Singstar Missä? Seurakunnan tilat Opiskelijajärjestön tilat Yliopiston tilat Arkena voi miettiä esimerkiski päivän aikana miettiä järjestettävän Kerhohuoneet Miten? Yhteistyössä muiden ainejärjestöjen ja muiden tahojen kanssa (esimerkiksi YTHS) Sponsoroiden hankinta Tilavaraukset, luvat Mainostus Ei tehdä sanasta “alkoholiton” liian näkyvää/painoteta sitä Some, facebook ja sähköpostilista Budjetti suunnittelu Pieni osallistumismaksu? Aikataulun suunnittelu Sitten? Palautteen keräminen Jäsenistön osallistaminen esimerkiksi teeman valintaan

LIIKUNTA-APPROT Organisointi selvitetään mahdollisuudet mitä lajeja tarjolla? kiinnostukset → jäsenistöltä tilat, budjetti, hankinnat jne. osallistujamäärän arviointi päätetään aika, paikka, järjestäjät turvallisuus (järkkärit, ensiapu) luvat kirjalliset sopimukset tekijänoikeudet (musiikki, kuvat) yhteistyö sponsorit urheiluseurat muut ainejärjestöt kaupunki yliopisto passit / haalarimerkit / kartta / ständit aikataulutus rastien kiertämiseen Mainonta julisteet some (facebook tapahtuma yms) s-posti puskaradio, tuutorit, liikuntavastaavat ennakkolipunmyynti tempaus, hypetapahtuma maskotti Toteutus vastuualueet / delegointi poikkitieteellinen toimikunta vapaaehtoiset toimintasuunnitelma: minkä kokoiset ryhmät? Missä ryhmät ovat milloinkin? yhteinen alkutapahtuma lyhyt briiffi passien jako yhteinen lämmittely osallistujat lähtee kiertämään rasteja, jokaisella rastilla joku kokeiltava laji yhteinen lopetus, passien vaihto haalarimerkkeihin, loppuvenyttely palkinnot paras fiilis paras asu Lipunmyynti ennakkotapahtuma netti-ilmoitus yhteisessä aloituksessa myös lipunmyynti Siivoaminen!!! Palaute ja testamentti kerätään sähköinen palaute osallistujilta palautteet käydään läpi toimikunnassa toimikunta infoaa ainejärjestöille Palkkiot ja tilitys selvitetään

MEIDÄN VANHEMMAT OPISKELIJAT Missä? Yliopistolla, noin 4-6h -> Illaksi saunatilat Miksi? Jaetaan kokemuksia, ryhmäydytään, maisterit mukaan toimintaan Budjetti? Jotain pientä syötävää, omat juomat mukaan, jos haluaa. Opiskelijajärjestö kustantaa ei osallistumismaksua Tukea/rahoitusta yliopistolta/ylioppilaskunnilta Milloin? Syksyllä, kun uudet maisterit aloittavat tai jatkavat esimerkiksi kahden kuukauden välein, monipuolista toimintaa osallitujien toiveiden perusteella Mitä? Kokemusten jako Oman alan kouluttajien hyödyntäminen Tuutorointia maisterielle Yhteinen Facebook-ryhmä

 

---